DIN 5008 - Marketinglexikon

Die Norm DIN 5008 legt Gestaltungs- und Schreibregeln für Texte fest, zum Beispiel Regeln für Hervorhebungen, Schriftzeichen für Wörter und Rechenzeichen, Wortabkürzungen oder allgemeine Briefgestaltung. Sie ist eine grundlegende Norm für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich. Diese Norm wird vom nationalen Gremium „Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen – Fachbereich Bürotechnik, Bankwesen und elektronisches Geschäftswesen“ (NA 043-03) erarbeitet und erlassen. Die DIN regelt nicht, was in Ihren Brief gehört, aber wie er aussehen sollte. Der Geschäftsbrief ist eines der wichtigsten Aushängeschilder jedes Unternehmens. Doch dabei geht es nicht nur um ein ansprechendes Layout, dass sich in das übrige Corporate Design einfügt. Der Briefkopf sollte auch bestimmten formalen Kriterien genügen. Die Norm legt die typografisch korrekte Anwendung von Schriftzeichen für Wörter, Satzzeichen, Formeln, Rechenzeichen, Zahlengliederungen, den Aufbau von Texten sowie die Gliederung von Texten fest. So wird eine einheitliche Formatierung der Briefe sichergestellt und die Lesbarkeit verbessert.

Briefkopf

Der Briefkopf ist ein wesentliches Element. Er ist das Aushängeschild des Briefes. Hier kann das Logo oder ein Slogan platziert werden. Der Briefkopf umfasst maximal 7 Zeilen.

Anschriftenfeld

Das Anschriftenfeld umfasst maximal 9 Zeilen auf einer Fläche von 40 x 85 mm. Dies ist der Teil, der im Fenster des Briefumschlags erscheint. Es wird mit einem Abstand von 27 mm bzw. 45 mm (für Fensterbriefumschläge) zum oberen und 20 mm zum linken Blattrand platziert. Oberhalb der Empfängeradresse kann bei Bedarf ein postalischer Vermerk mit Rücksendeangaben (5 mm) hinzugefügt werden. Eine Schriftgröße von 8 Punkt sollte nicht unterschritten werden.

Informationsblock

Der Informationsblock beginnt in der ersten Zeile der Zusatz- und Vermerkzone des Anschriftenfeldes, 125 mm vom linken Blattrand entfernt und hat eine maximale Breite von 75 mm. Im Informationsblock kann der Name, die Anschrift, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse oder das Datum angegeben werden. Auch hier sollte mindestens eine Schriftgröße von 8 Punkt verwendet werden.

Datum

Es gibt verschiedene Arten der Datumschreibweise:

• Jahr-Monat-Tag (2017-07-03)
• Tag.Monat.Jahr (03.07.2017)
• Tag. Monat Jahr (3. Juli 2017)

Betreffzeile

Durch die Betreffzeile erfährt der Leser auf den ersten Blick, worum es in dem Brief geht. Die Zeile wird 8,4 mm unterhalb des Anschriftenfeldes gesetzt und durch einen Fettdruck oder eine Farbe hervorgehoben, damit sie direkt ins Auge fällt. Der Betreff kann sich jedoch auch über mehrere Zeilen erstrecken. Das Wort "Betreff" oder Ähnliches entfällt. Ebenfalls entfällt der Punkt am Ende der Betreffzeile.

Anrede

Mit zwei Zeilen Abstand zur Betreffzeile folgt die Anrede. Akademische Grade und Doktortitel werden in der Regel abgekürzt und stehen unmittelbar vor dem Namen. Akademische Grade dürfen jedoch auch ausgeschrieben werden. Hinter dem Namen stehen Bachelor- und Mastergrade. Berufsbezeichnungen werden hinter „Frau“ bzw. „Herr“ oder unterhalb des Namens geschrieben. Nach der Anrede folgt eine Leerzeile.

Textbereich

Damit der Fließtext gut lesbar ist, sollte keine Schrift verwendet werden, die kleiner als 10 Punkt ist. Außerdem sollten keine ausgefallenen Schriften, wie geschriebene Schriften verwendet werden. In der Regel werden die Schriften Arial (11), Times New Roman (12) oder Helvetica verwendet. Um dem Rezipienten das Lesen und Verstehen des Textes zu erleichtern, sollte zu Beginn eine kurze Einleitung gegeben sein und später im Hauptteil auf Details eingegangen werden.

Grußformel

Mit einer Leerzeile zum Brieftext beginnt die Grußformel. Die verbreitete Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ darf auch abgewandelt werden. Bei Geschäftsbriefen können nach der Grußformel mit einer Zeile Abstand noch die Bezeichnung der Behörde oder der Firmenname genannt werden. Der Name kann sich bei Bedarf auch über mehrere Zeilen erstrecken.

Unterschrift

Drei Leerzeilen für die Unterschrift sind ausreichend. Hier ist die Anzahl jedoch nicht festgelegt. Viele Unterschriften sind nicht gut lesbar. Deswegen ist es sinnvoll, den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners unterhalb der Unterschrift maschinell anzugeben. Zusätze, wie z.B. i.A. erden vor der handschriftlichen oder maschinellen Unterschrift angegeben.

Anlagen

Anlagevermerke werden mit einer Leerzeile Abstand zur maschinenschriftlichen Unterschrift platziert. Sie können mit dem Wort „Anlage(n)“ gekennzeichnet werden. Dem Wort folgt jedoch kein Doppelpunkt. Wird der Brief nicht unterschrieben, folgt der Anlagevermerk mit 3 Zeilen Abstand zum Text.

Verteiler

Auch der Verteilervermerk wird mit einer Leerzeile Abstand zur maschinenschriftlichen Unterschrift platziert. Enthält der Geschäftsbrief sowohl einen Anlage- als auch einen Verteilervermerk, steht Letzteres mit einer Leerzeile Abstand unter dem Anlagevermerk. Falls zu wenig Platz unterhalb des Brieftextes vorhanden ist, kann der Anlage- und Verteilervermerk auch rechts neben den Unterschriftblock (125mm vom linken Blattrand entfernt) platziert werden.

Fußzeile

Die Fußzeile schließt den Brief optisch und inhaltlich ab. Bei Geschäftsbriefen werden hier häufig Geschäftsangaben, wie die Firmenanschrift, die Kontaktdaten, die Kontoverbindungen, die Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft, die Handelsregisternummer oder die Umsatzsteuernummer bereitgestellt. Als Privatperson ist es ausreichend den Brief mit einer Grußformel, Namen und Unterschrift zu beenden.

Aufzählungen

Zur Trennung vom übrigen Text wird vor und nach Aufzählungen ein Leerzeichen verwendet. Zur Aufzählung können Zahlen, Buchstaben oder Aufzählungszeichen gebraucht werden.

Abkürzungen

Abkürzungen sind hilfreich, um lange Wörter zu kürzen oder um Platz zu sparen. Zu viele Abkürzungen können das Lesen des Briefes allerdings auch unpersönlich machen und erschweren. Es wird ein Punkt, ohne Leerzeichen hinter das abgekürzte Wort, wie „evtl.“ gesetzt. Mehrere abgekürzte Wörter, wie „z. B.“, werden zusätzlich mit Leerzeichen getrennt. Um einen unerwünschten Zeilenumbruch innerhalb der Abkürzung zu vermeiden, sollte ein geschütztes Leerzeichen verwendet werden. Abkürzungen, die buchstäblich gesprochen werden, wie beispielsweise „Pkw“, erhalten weder einen Punkt noch ein Leerzeichen.

Hervorhebungen

Innerhalb einer Textpassage lassen sich die besonders wichtigen Informationen hervorheben, zum Beispiel durch Zentrieren, Einrücken, Anführungszeichen, Großbuchstaben, (Unterstreichen), unterschiedliche Schriftgrößen, -farben, und -arten oder Schriftschnitte in kursiv und bold.

Telefonnummern

Es gibt diverse Schreibweisen für Telefonnummern. Häufig werden sie durch Leerschritt oder Bindestrich getrennt. Die Vorwahl wird durch einen Leerschritt von der weiteren Nummer abgetrennt. Eine Durchwahlnummer wird mit einem Bindestrich an die restliche Nummer angehängt. Ist eine Ländervorwahl notwendig, so entfällt die "0" der Ortsvorwahl und ein Pluszeichen wird vor die Ländervorwahl gesetzt.

• 0123 45678 (ohne Durchwahl)
• 0123 45678-90 (mit Durchwahl)
• +49 123 45678-90 (bei Schriftverkehr mit dem Ausland)

Uhrzeitangaben

Stunden, Minuten und Sekunden werden mit einem Doppelpunkt voneinander getrennt und mit jeweils zwei Ziffern angegeben (14:30:46 Uhr). Bei vollen Stunden kann die Minutenangabe auch weggelassen werden (13.00 Uhr).

Zahlen

Zahlen können mit einem Leerzeichen nach jeweils drei Ziffern (von rechts) gegliedert werden. Bei Geldbeträgen ist auch eine Gliederung mit Punkt gängig.

PLZ / Postfächer

PLZ werden nicht gegliedert. Postfachnummern hingegen werden zweistellig von rechts gegliedert.

IBAN / BIC / BLZ

Die IBAN wird in fünf Vierergruppen und in eine Zweiergruppe aufgeteilt. Der BIC-Code wird nicht gegliedert. Die Bankleitzahl (BLZ) wird in zwei Dreiergruppen und in eine Zweiergruppe gegliedert.

Seitenstruktur

Der Geschäftsbrief sollte im Format DIN A4 (297 x 210 mm) angelegt werden. Die Seitenränder des DIN 5008 Briefes sollten in der Regel 25 mm vom linken Rand und mindestens 10 mm Abstand vom rechten Rand betragen. Aufzählungen können um 49,5 mm eingerückt werden. Der Abstand zum oberen und unteren Blattrand sollte 16,9 mm betragen.

Seitennummerierung

Mehrseitige Dokumente sollten nummeriert werden. Entweder wird die Seitenzahl zentriert in der Kopfzeile oder rechtsbündig in der Fußzeile platziert.

Falz- und Lochmarken

• Abstand der 1. Falzmarke zur oberen Blattkante: 87 mm
• Abstand der 2. Falzmarke zur oberen Blattkante: 192 mm (105 mm zur 1. Falzmarke)
• Abstand der Lochmarke zur oberen Blattkante: 148,5 mm (Seitenmitte)